PravoinWeb

В любой организации решение проблем документационного обеспечения возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. эффективность труда сотрудников службы делопроизводства зависит от квалификации, от степени технической оснащенности, от учета технического, юридического и организационного аспектов.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения или одного сотрудника. Эта форма является наиболее рациональной, так как позволяет улучшить организацию труда работников, эффективно использовать оргтехнику. Однако полная централизация возможна только в небольших учреждениях.

Ежегодно в предприятиях создаются десятки документов, которые отражают его многогранную деятельность. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. Другие документы представляют ценность в течение многих лет, есть документы, содержащие научную, практическую ценность и должны хранится постоянно. Такие документы сдают на архивное хранение. Сдаче дел в архив предприятия предшествует экспертиза их ценности, заключающаяся в определении политического, социально-культурного, научно-исторического и иного значения документов. Источник тут.

Для организации проведения экспертизы документов, для отбора и передачи их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документов в организации отрасли (системы), а также в Министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК), в организациях и структурных подразделениях министерств и ведомств создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Систематизация дел в описи структурного подразделения соответствует их систематизации в номенклатуре дел учреждения, а номер описи структурного подразделения состоит из цифрового обозначения структурного подразделения по штатному рас писанию с добавлением прописной начальной буквы наименования категории документов, составляющих опись и последних двух цифр года, в котором заведены дела, включенные в опись.

Листы дела нумеруются, кроме листов заверительной подписи и внутренней описи, в правом верхнем углу арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Каждое дело принимается заведующим или специальным сотрудником ведомственного архива в присутствии работников структурного подразделения или организации. В описи против каждого дела включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, дата приема дел, подписи сотрудника ведомственного архива и представителя организации, передавшего дела.